Китайский для работы: как попросить proforma invoice так, чтобы потом не спорить

Эта заметка — для тех, кто учит китайский под работу: закупки, производство, логистика, оплата поставщику. И для тех, кто уже переписывается с Китаем и вдруг понял, что язык тут — не про «красиво сформулировать», а про «не оставить дырок в договорённостях».

Proforma invoice (形式发票) — документ вроде «черновика счёта»: что именно покупаем, сколько это стоит и на каких условиях. Мы видим одну и ту же историю у учеников снова и снова: обсуждения идут бодро, в чате всё «ок», а как только доходит до денег — начинается угадайка. Proforma как раз вытаскивает эту угадайку на свет.

Коротко по делу

• Proforma нужна перед депозитом/первым платежом, при любом изменении условий и перед выпуском товара/отгрузкой.
• Запрос работает лучше всего, когда вы просите не “скиньте инвойс”, а конкретный набор полей: items / qty / unit price / total / currency / Incoterms / lead time / payment terms.
• Чем короче письмо и чем яснее список требований — тем быстрее вам отвечают (и тем меньше поводов для спора потом).
• Хорошая привычка: просить PDF и при необходимости Excel для сверки, а ещё заранее проговаривать дедлайн.

Почему люди спотыкаются именно здесь

В деловом китайском есть ловушка: кажется, что главное — подобрать вежливые слова. Но в реальности важнее другое: структура запроса.

Когда мы пишем поставщику «пришлите инвойс», каждый вкладывает своё:

• вы думаете про Incoterms и сроки производства,
• поставщик думает про сумму к оплате,
• бухгалтерия думает про валюту и совпадение реквизитов,
• банк думает про привязку к PO/контракту.

И если это не собрать в один документ до оплаты, дальше начинаются разговоры из серии «мы же обсуждали» — а обсуждали где? В WeChat? В голосовых? В цепочке писем без итогового файла?

Proforma хороша тем, что она превращает разговоры в предметный список. Не потому что все сразу становятся честнее — просто становится меньше пространства для “по умолчанию”.

Proforma = «план счёта». Что мы хотим увидеть внутри

Мы в Бонихуа обычно объясняем это через простую мысль: proforma нужна не “для галочки”, а чтобы в одном месте совпало всё то, о чём вы договорились.

Минимальный набор полей из практики:

• Items — что покупаем (позиции)
• Qty — количество
• Unit price — цена за единицу
• Total — итоговая сумма
• Currency — валюта
• Incoterms — условия поставки
• Lead time — срок производства/готовности
• Payment terms — условия оплаты

И тут важно не только попросить эти поля, но и сделать вторую часть работы: сверить, что они совпадают с тем, что обсуждали. Ошибка новичка — считать запрос выполненным в момент получения PDF. На деле он выполнен тогда, когда вы глазами проверили ключевые строки.

Две ситуации, когда proforma особенно спасает

1) Перед депозитом/первым платежом.
Это момент максимального риска: деньги уже уходят, а детали иногда ещё плавают. Proforma фиксирует “что именно оплачиваем” здесь и сейчас.

2) Когда меняются условия.
Поменяли упаковку? Сроки? Валюту? Условия поставки? Любое изменение должно отражаться в документе. Иначе у вас остаётся два параллельных мира: переписка “договорились” и бумага “как выставили”.

Как попросить proforma по-китайски — без лишней воды

В рабочей переписке побеждает не самая изящная фраза, а та, где нет двусмысленности. Ниже три формулировки, которые можно брать как основу (и подставлять свои детали).

1) Просим proforma с Incoterms, сроками производства и условиями оплаты

RU: Пришлите, пожалуйста, proforma invoice с Incoterms, сроком производства и условиями оплаты.
ZH: 麻烦您发送一份形式发票，包含贸易术语、生产周期和付款条款。
Pinyin: máfan nín fāsòng yī fèn xíngshì fāpiào, bāohán màoyì shùyǔ, shēngchǎn zhōuqī hé fùkuǎn tiáokuǎn

Почему эта фраза работает: она короткая и сразу задаёт три “болевые точки”, которые чаще всего забывают указать.

2) Просим добавить номер PO/контракта (чтобы банку было проще)

RU: Пожалуйста, добавьте номер PO/контракта в proforma — так банку проще провести платеж.
ZH: 麻烦在形式发票上加上PO/合同号，银行处理会更顺利。
Pinyin: máfan zài xíngshì fāpiào shàng jiā shàng PO/hétóng hào, yínháng chǔlǐ huì gèng shùnlì

Это типичная “взрослая” деталь. Вы не спорите и не требуете; вы даёте понятную причину. Для многих поставщиков аргумент “так требует банк” звучит убедительнее любого “нам нужно”.

3) Просим прислать до конкретного времени (GMT+3)

RU: Хотим оплатить сегодня. Сможете прислать proforma до 16:00 (GMT+3)?
ZH: 我们想今天付款。您可以在16:00（GMT+3）前把形式发票发过来吗？
Pinyin: wǒmen xiǎng jīntiān fùkuǎn. nín kěyǐ zài shíliù diǎn (GMT+3) qián bǎ xíngshì fāpiào fā guòlái ma

Здесь хороша связка “мы готовы оплатить” + “вот дедлайн”. Это снимает вечное китайское “посмотрим” и превращает задачу в понятный приоритет.

«Данные на салфетке»: короткий чек перед оплатой

Иногда полезно держать перед глазами маленький контрольный список — без бюрократии:

Что проверить	Зачем
Валюта (currency) и итог (total)	чтобы не оплатить “почти то же самое”, но дороже
Incoterms	чтобы потом не выяснять внезапно “это цена EXW?”
Lead time	чтобы сроки были обещанием в документе
Payment terms	чтобы депозит/остаток совпали с договорённостью
PO/контракт (если есть)	чтобы банку было проще провести платёж

И отдельной строкой из практики закупок: уточните письменно (или попросите отразить), входит ли в цену упаковка/доставка/сертификация, если это критично для вашей экономики сделки.

Типичные ошибки

1. Оплачивать “на словах”.
   В переписке всё дружелюбно; кажется неудобным просить документы. Но именно отсутствие документа с суммой и условиями потом делает конфликт неизбежным.

2. Пропускать Incoterms/валюту/сроки.
   Эти поля часто воспринимаются как “само собой разумеется”. А потом оказывается, что каждый подразумевал своё.

3. Писать длинные письма вместо списка полей.
   Чем больше текста без структуры — тем выше шанс получить ответ частично или вообще мимо цели.

4. Не ставить дедлайн на получение proforma.
   Вы ждёте день-два-три; оплата съезжает; производство тоже съезжает; дальше начинается нервная гонка сроков.

5. Не просить удобный формат для сверки.
   PDF нужен как документ; Excel иногда нужен просто чтобы быстро проверить расчёты по позициям. Это разные задачи.

Как мы подходим к этому в Бонихуа

Мы учим деловой китайский через ситуации, где язык напрямую связан с риском и деньгами — поэтому всегда смотрим на две вещи одновременно:

• формулировка на китайском, которая звучит нормально для партнёра;
• управление смыслом, то есть какие поля вы фиксируете и как закрываете двусмысленность.

С учениками мы часто репетируем один простой навык: заменить расплывчатое «пришлите инвойс» на короткое сообщение со списком того, что должно быть внутри proforma (items/qty/unit price/total/currency/Incoterms/lead time/payment terms). Это тот случай, когда язык становится инструментом контроля процесса — без давления и конфликтов.

Кому подойдёт / кому не подойдёт

Подойдёт, если вы:

• ведёте переговоры с китайскими поставщиками и хотите меньше сюрпризов перед оплатой;
• учите китайский под работу и хотите говорить не общими фразами, а точными запросами;
• регулярно сталкиваетесь с согласованиями между менеджером → бухгалтерией → банком.

Не очень подойдёт, если вы:

• ищете разговорный китайский “для путешествий”: лексика здесь узкая и рабочая;
• ожидаете универсальную схему на все случаи жизни без привязки к вашим условиям сделки (proforma помогает фиксировать договорённости, но сами договорённости всё равно ваши).

Частые вопросы

Q: Proforma invoice — это финальный счёт?
A: Нет. Это документ-подтверждение условий перед оплатой: что покупаем, по какой цене и на каких условиях.

Q: Когда её запрашивать?
A: Перед депозитом/первым платежом; при изменении условий; перед выпуском товара или отгрузкой.

Q: Какие поля обязательно попросить?
A: Items / qty / unit price / total / currency / Incoterms / lead time / payment terms.

Q: Можно ли просить добавить номер PO/контракта? Это нормально?
A: Да. Часто это упрощает прохождение платежа через банк; просьба звучит естественно для деловой переписки.

Q: Почему лучше коротко написать списком?
A: Потому что так ниже шанс пропустить важное поле и выше шанс получить нужный документ быстро — без уточняющих кругов переписки.